U doba kad su svi segmenti našeg života u cijelosti povezani s digitalizacijom, zakonodavstvo, koje se kao i još niz segmenata društva povezanih s birokracijom najsporije mijenja te još uvijek dio poslovanja zakonski vezuje uz papir.

Riječ je prije svega o obavezi gospodarstvenika, svih dimenzija, da svoje arhive, odnosno ulazno-izlazne račune čuvaju u papirnatom obliku. Iako to neupućenima ne djeluje kao neki problem, riječ je zapravo o tonama i tonama registratora koji zauzimaju enormne površine, a koji se moraju čuvati najmanje deset godina.

Iako sporo, i hrvatsko zakonodavstvo je uočilo taj problem, usudili bismo se reći čak i nonsens, tako da je dozvoljeno i digitalno čuvanje takvih zapisa, ali isključivo pod ingerencijom tvrtki koje su prošle strogu međunarodnu verifikaciju.

Jedni od pionira tog posla u Hrvatskoj su riječke tvrtke Monument i TerminalWorks koje su upravo u Rijeci osmislile program DigiArhiva kao jedan od prvih sposobnih, i verificiranih, za pretvarati papirne dokumentacije u digitalnu.

Zanimljivo, tvrtka Monument upravo ove godine slavi prvo desetljeće svog postojanja, a osnivač joj je Samir Barač, naš proslavljeni vaterpolo reprezentativac.

Silna građa

– Od samog osnutka cilj nam je bio upravljanje u informatičkoj i logističkoj djelatnosti te pohrana dokumenata. Monument zapravo tvrtkama nudi strateško upravljanje dokumentacijom po zakonski zadanim standardima.

Da bi se sagledalo koje su prednosti današnje digitalizacije dokumenta, ističem činjenicu da mi sve ove godine raspolažemo primjerenim prostorom koji zadovoljavaju sve uvjete – zadanu mikroklimu prostora, videonadzor, vatrodojava, suho gašenje, alarm sustav, metalne arhivske police – za čuvanje i pohranu dokumentacijskog gradiva.

Kako bismo čuvali ono što zakon propisuje, u Vodovodnoj i Ulici Milutina Barača imamo skladišta površine 2.400 četvornih metara, a u njima pohranjujemo 50 kilometara arhivske građe javnih i privatnih ustanova.

Jasno je stoga da smo jedva dočekali promjene u čuvanju dokumentarne građe, a posebno smo ponosni što je naša tvrtka pomogla u osmišljavanju informatičkog programa kako bismo svu tu silnu građu – digitalizirali, pojašnjava nam Samir Barač, naš zlatni vaterpolo reprezentativac s kojim smo se ovih dana, dok nam veliku pažnju zaokuplja Olimpijada u Parizu, prisjetili i njegovog olimpijskog zlata osvojenog 2012. godine u Londonu.

Globalni igrač

S druge strane ovog posla nalazi se informatička tvrtka TerminalWorks. S obzirom na to da je Hrvatska, i mi u njoj, hiperispolitizirana zemlja koja nema velikog zanimanja pratiti događanja u gospodarstvu – ne radi li se o kakvoj »aferi« – a još je manje to u stanju s novim tehnologijama, riječ je o tvrtki jedva poznatoj u Hrvatskoj.

S druge strane, TerminalWorks je doslovno globalni igrač s više od 40 tisuća tvrtki i klijenata u 150 zemalja svijeta, poglavito u SAD. Osnovali su je Đorđe Požega i Damir Sarčević, a prva joj je specijalizacija bila printanje i skeniranje na udaljenost.

Da bismo do kraja približili značaj TerminalWorksa, istaknimo da su s njima poslovale tvrtke kao što su to Google, Siemens, Shell, Samsung, DHL, General Electric, Spar, MSC Global, ali i hrvatske tvrtke kao što su KBC Rijeka i KBC Zagreb.

Dvije tvrtke s uskom specijalizacijom napunile su se i stvorile proizvod DigiArhivu koja je jedinstven proizvod na hrvatskom tržištu jer su svi dokumenti digitalizirani putem DigiArhive jednakoznačni papirnom dokumentu, tako da ne postoji potreba za skladištenjem tisuća i tisuća registratora, već je dovoljno digitalizirati dokumente.

Nije više potrebno imati papirnate dokumente te ih se nakon digitalizacije može uništiti i osloboditi prostor nekim drugim, korisnim aktivnostima. DigiArhiva je prvi hrvatski alat za digitalizaciju dokumentacije sa sučeljem na hrvatskom jeziku, a namijenjen je svima, tvrtkama svih veličina i oblika vlasništva.

Ekologija

– Najveća je prednost što se dokumenti ne moraju čuvati u uredu kako bi bili lako dostupni, već se mogu pohraniti u vanjskoj arhivi, primjerice u skladištima Monumenta.

Osim toga se optimizira radno vrijeme djelatnika tako da se ne gubi dragocjeno vrijeme na traženje po registratorima ili drugim medijima, već se dokument putem DigiArhive nađe jako brzo, unutar nekoliko sekundi, dok pretraživanje registratora može trajati dulje od 10 minuta.

Važno je napomenuti da se sada arhivi, koja se nalazi u oblaku ili serveru, može pristupiti s bilo koje lokacije putem mobilne aplikacije ili web-portala, što je posebno pogodno za tvrtke koje imaju više ureda ili djelatnike koji rade od doma, naglašava nam Požega.

Važno je istaknuti i ekološku stranu ovog posla. Uvođenjem digitalizacije, tvrke svoje urede pretvaraju u »paperless office« ili ured bez papira. To je posebno važno jer prema procjenama prosječan uredski djelatnik isprinta i do 10 tisuća listova godišnje, za čiju proizvodnju se pak utroši najmanje jedno stablo.

Dakle, svaka tvrtka koja se odluči za digitalizaciju po jednom uredskom zaposleniku, a ima ih na milijune, spasi jedno stablo godišnje dok u isto vrijeme uštedi sate i sate mukotrpnog posla pretraživanja registratora i na kraju usreći svoje djelatnike jer ne gube vrijeme na monotone poslove.

Ono čega se pak svi bojimo, što nam zadaje »muke« je pitanje koliko je digitalno – sigurno. Navikli na materijalni svijet, na papire i registratore uvijek se pribojavamo kako će naše digitalne zapise »nešto« zauvijek prebrisati. Koliko je sigurna digitalizirana dokumentacija?

Dodatna sigurnost

– Idemo sa suprotne strane – a koliko je sigurna papirnata dokumentacija? Najčešće se čuva u jednoj kopiji i može lako biti sva uništena ukoliko bude žrtva poplave ili požara. S druge strane sva digitalizirana građa pohranjuje se na serverima unutar Europske unije, s jednim originalom plus dva backupa.

Osim toga se digitalizirana građa, za dodatnu sigurnost može snimiti i na prijenosni medij, kao USB ili CD čime se daje još jedna razina sigurnosti, dodaje Požega.

I na kraju koliko uopće traje proces digitalizacije, kako se to papirnato, materijalno pretvara u digitalno, virtualno?

– Za DigiArhivu prosjek je oko 15 tisuća stranica, odnosno oko 40 registratora dnevno, ovisno o stanju dokumentacije koju je potrebno digitalizirati. U idealnim uvjetima možemo digitalizirati i više od 30 tisuća stranica dnevno ili skoro 80 registratora dnevno, dodao je Šarčević.

Ubrzano poslovanje sigurno od hakera

DigiArhiva je od Hrvatskog državnog arhiva dobila certifikat o Sukladnosti za digitalizaciju dokumentarne građe, odnosno potvrdu svih procedura digitalizacije u smislu opreme, ljudstva, sigurnosti kojom se potvrđuje da dokumenti koji su digitalizirani po toj proceduri stječu uvjete da se pohranjuju isključivo u digitalnom obliku, a da papirnati nosači informacija mogu biti – uništeni.

Ta činjenica govori da su uštede na prostoru za čuvanje dokumentacije značajne.

Upravljanje dokumentarnim sustavom putem ovog programa značajno ubrzava poslovanje, donošenje odluka, povećava konkurentnost i čuva već usvojeni know-how u procesima, koji se kroz digitalnu platformu može ažurirati i modernizirati, bez potrebe pretraživanja starijih dokumenata.

Sigurnost dokumenata u digitalnom obliku je takva da se eliminiraju svi faktori koji utječu na sigurnost dokumentarnog gradiva na papiru – elementarne nepogode, izvanredne situacije, biološki štetnici, pa i sam čovjek, više nisu opasnost.

Opasnost od hakerskih upada smanjena je na najmanju mjeru budući da dokumenti mogu biti sačuvani i izvanmrežnih sustava. Valja istaknuti vrlo važnu činjenicu, da je DigiArhiva jednako značajna kao i papirnati dokument, tj. ne postoji razlika između dokumenta digitaliziranog putem DigiArhive i dokumenta na papiru – digitalni dokument je istovjetan papirnom dokumentu.

To znači da u svim postupcima pred javno-pravnim tijelima sve radnje koje se poduzimaju ubrzavaju postupak, nema dodatnih ovjera, dostave, preporučenih pošiljki i sličnih procedura koje su usporavale postupke.

Umjetna inteligencija trenirana na hrvatskom jeziku

Kod DigiArhive sva se dokumentacija skenira putem industrijskih skenera, koji mogu primiti i do 500 stranica odjednom. Nakon toga se dokumenti šalju na obradu umjetnoj inteligenciji, koja je trenirana i na hrvatskom jeziku, što je rijetkost u domeni digitalizacije, na kraju se sve dokumente indeksira i arhivira.

Serveri se nalaze u EU-u što daje dodatnu razinu sigurnosti i nepovredivosti dokumenata. Što je najbolje, jednom digitalizirani dokumenti mogu se pretraživati po bilo kojem parametru, bilo imenu partnera, OIB-u, stavci s računa. Dakle, po bilo kojoj stavci, jer se rezultat i traženi dokument dobiva kroz nekoliko sekundi te mu se može pristupiti od bilo kuda, prema potrebama klijenta.