ZAGREB  Službenu poštu radnika poslodavac ne smije nadgledati bez njegova znanja. Ako to učini, krši zakon o Zaštiti osobnih podataka. U iznimnim okolnostima poslodavac može nadzirati poštu radnika, ali ta mogućnost treba biti propisana posebnim pravilnikom, a to nikako nije Pravilnik o radu. U slučaju uvođenja nadzora elektroničke pošte, prema mišljenju Agencije, i zaposlenici kao i vanjski adresati o tome moraju biti obaviješteni.

  Naime, Stav je Agencije za zaštitu osobnih podataka (AZOP) da samo iznimne okolnosti mogu opravdati uvođenje nadzora sadržaja elektroničke komunikacije zaposlenika. Drugim riječima, nadzor je opravdan ako »vrijednost dobra koje se želi zaštititi spomenutim nadzorom i stupanj ugroze koji mu prijeti prevladava nad potrebom zaštite privatnosti«. Kao primjere situacija u kojima se nadzor mailova radnika može primijeniti AZOP navodi sigurnosne incidente, povredu radne dužnosti, odavanje poslovnih informacija konkurentu ili sumnju na mobbing.

  Mišljenje o nadzoru elektroničke pošte radnika, AZOP je dao na zahtjev poslodavaca, koji očito nisu sigurni mogu li ili ne kontrolirati mailove radnika. Sada bi im trebalo biti jasno što im je činiti. Službeno tumačenje AZOP-a pobija rašireno mišljenje da poslodavac može bez znanja radnika nadzirati njegovu, prvenstveno službenu, elektoničku poštu.

  AZOP, pozivajući se na odredbe Direktive EU o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom prijenosu tih podataka, ističe kako poslodavac u slučaju nadzora elektroničke pošte, treba imati zakonitu i opravdanu svrhu. Stoga je uvjete pod kojima se elektronička pošta radnika može nadzirati potrebno propisati internim aktom, primjerice Pravilnikom o informacijskoj sigurnosti.

  No, istovremeno AZOP smatra kako nije dovoljno da se mogućnost nadzora sadržaja elektroničke komunikacije zaposlenika predvidi primjerice Pravilnikom o radu poslodavca te da temeljem tog pravilnika radnici daju privolu za nadzor. Ako se to područje regulira Pravilnikom o radu, prema mišljenju Agencije, samo se formalno ispunjava ispunjen uvjet legitimnosti, odnosno postojanja pravnog temelja.

  »Naime, uvažavajući specifičnosti radnog odnosa između zaposlenika i poslodavca, traženje pristanka zaposlenika/potencijalnih zaposlenika bilo bi samo forma, a izostanak pristanka mogao bi dovesti zaposlenike u neravnopravan položaj«, objašnjavaju u AZOP-u.

  U slučaju opravdanih okolnosti, kao jedan vid nadzora, moguće je korištenje alata koji automatski pregledava e-poštu pomoću ključnih riječi – poput poslovna tajna, terorizam, glavni direktor i sl. Na osnovu upaljenog alarma automatski se pregledavaju poruke koje sadrže takve riječi, dok je ostale ključne riječi koje je moguće koristiti potrebno definirati ovisno o djelatnosti kojom se tvrtka bavi.

  Osim toga, nadzor elektroničke pošte zaposlenika trebao bi, ako je moguće, biti ograničen samo na promet podataka zaposlenika i vrijeme komunikacije, a ne sadržaj komunikacije. »Ako je pristup sadržaju apsolutno nužan treba voditi računa o privatnosti zaposlenika i adresata koji se obraćaju zaposlenicima te o istome treba postojati upozorenje, odnosno obavijest«, ističe AZOP. Ta agencija daje odogovor i na situacije kada pri otvaranju elektroničke pošte tvrtka nije sigurna radi li se o osobnoj ili službenoj elektroničkoj pošti zaposlenika te naglašava kako je takav nadzor bez iznimno opravdane okolnosti protuzakonit.