COVID-19 pandemija preobrazila je poslovanje, ali i poslovno pregovaranje. Doslovno preko noći, uobičajeni sastanci »licem u lice« zamijenjeni su virtualnim sastancima. Energičan i čvrst stisak ruku, šuškanje papira, opojan miris kave na poslovnim sastancima, nadomješteni su, doslovno preko noći, virtualnim slikama pregovarača. Epidemiološke okolnosti zahtijevale su brzu prilagodbu poduzeća. Videotehnologije i ostala tehnološka komunikacijska sredstva (npr. e-mail) počela su se koristiti više nego ikad.

Međutim, postavlja se pitanje – je li takva prilagodba dovoljno učinkovita za uspješno pregovaranje? Kako fizička odsutnost pregovarača može biti nadoknađena njegovom virtualnom prisutnošću? Koliko je ljudski kontakt presudan za uspješno pregovaranje?

Virtualno pregovaranje nudi financijske prednosti, ali i poslovne izazove. Troškovi putnih naloga pregovarača svedeni su na minimum. Promidžbeni materijali su digitalizirani. Troškovi reprezentacije izbjegnuti su jer ne postoji fizički kontakt između pregovarača. S druge strane, izazovnije društveno povezivanje pregovarača, otežana komunikacija, te veća mogućnost ostvarivanja nesporazuma mogu predstavljati ograničenja virtualnih sastanaka.

Naime, virtualno pregovaranje, koliko god se činilo dostatnom zamjenom za pregovaranje »uživo«, krije određene izazove. Prema određenim istraživanjima, virtualno pregovaranje u odnosu na pregovaranje »uživo« može rezultirati težim savladavanjem ciljeva pregovora uz manju dozu povjerenja i sklonosti pregovarača. Jedan od rezultata ogleda se i u otežanoj suradnji između pregovaračkih timova. Štoviše, analiza skupine istraživanja pokazuju kako su ženski pregovarači manje suradnički orijentirani, dok taktičnost muških pregovarača nema velikih promjena u virtualnom pregovaranju. Ovo su samo jedni od svakodnevnih izazova s kojima se pregovarači susreću u virtualnom pregovaranju.

Kako bi se ostvarilo uspješno virtualno pregovaranje, u nastavku slijede prijedlozi za unaprjeđenje. Prije svega, potrebno je podijeliti uloge u pregovaračkom timu. Virtualni sastanci s četiri ili više osoba vrlo lako se mogu oteti kontroli. Stoga, potrebno je odgovoriti na pitanja poput: Tko otvara sastanak? Tko objašnjava pojedine stavke pregovora? Tko odgovara na pitanja? Kako pregovarački tim komunicira »offline«?

Korisno bi bilo i ukloniti smetnje. Odaberimo prostor u kojem se možemo izolirati od potencijalnih smetnji. Time ostvarujemo privatnost i imamo veći fokus na virtualno pregovaranje. Isključimo i notifikacije koje nam šalju instalirane aplikacije. Potrebno je pripaziti i na našu virtualnu pozadinu.

Ne bi bilo na odmet povezati sudionike virtualnih sastanka. Unatoč činjenici kako je izazovnije povezati se s ostalim pregovaračima u virtualnom okruženju, korisno je započeti s neformalnim razgovorima. Pregovarači su produktivniji ako se osjećaju opušteno i otvorenije. Stoga, odvojimo 5 minuta za opušteni razgovor. Neka istraživanja ukazuju kako humor vodi prema stvaranju kemije pregovarača i posljedično boljim ishodima virtualnog pregovaranja.

Bitno je razmisliti i o »time managementu«. Pripazimo na vrijeme naše prezentacije. Dugotrajna prezentacija može uzrokovati nezainteresiranost i dosadu, što umanjuje koncentraciju i produktivnost pregovarača. Definirajmo jasan dnevni red pregovora. Pokušajmo angažirati člana pregovaračkog tima s najzavidnijim pregovaračkim vještinama.

Dopisivati se paralelno s članovima tima? Odgovor je da, ali dopisivanje treba biti svedeno na minimum. Istraživanja su pokazala kako multitasking na mobitelima rezultira dojmom smanjene profesionalnosti i povjerenja pregovarača.

Na kraju, neophodno je uspješno zaključiti sastanak. Potrebno je biti siguran da smo uvažili mišljenja ostalih pregovarača. Njihovi prijedlozi mogu biti važne smjernice za buduće virtualne sastanke.

Korisno je i pitati za mišljenje, a to je što napraviti drugačije na nadolazećim virtualnim sastancima. Zapisivanje zaključaka i prijedloga za unaprjeđenje idealno zaokružuje svaki virtualni sastanak.

Zaključak je kako ne postoji idealna zamjena za pregovaranje »licem u lice«. Unatoč nepredvidivoj COVID-19 pandemiji, digitalni komunikacijski alati unapređuju poslovno pregovaranje – naročito ako smo upoznati s njihovim prednostima i izazovima.

Izv.prof.dr.sc. Tomislav GALOVIĆ
Voditelj programa “EFRI International Business Workshops”